12) Recomendaciones ASESCODB • Documentación de piezas • Exposiciones • Préstamo y Seguro
Índice
- 12.1 Finalidad del apartado
- 12.2 Recomendaciones ASESCODB (Estándar interno)
- 12.3 Documentación de piezas (Dossier ASESCODB)
- 12.4 Exposiciones: Protocolo de sala
- 12.5 Préstamo y seguro (Procedimiento ASESCODB)
- 12.6 Paquete de préstamo ASESCODB (Entregable)
12.1 Finalidad del apartado
Este capítulo convierte el coleccionismo en operativa institucional. Define cómo preparar piezas para exposición, cómo documentarlas con un estándar defendible y cómo establecer un sistema de préstamo/seguro que proteja tanto al propietario como a ASESCODB. En la práctica, aquí se establece el “modo profesional” de la asociación:
- Documentación sólida: identidad, estado, procedencia y evidencia.
- Exposición segura: montaje, vitrina, ambiente y trazabilidad.
- Préstamos rigurosos: contratos, informes de estado (condition report), valores declarados y seguros específicos.
12.2 Recomendaciones ASESCODB (Estándar interno)
12.2.1 Norma base: “pieza documentada = pieza defendible”
ASESCODB opera bajo una regla simple: si una pieza va a exhibirse, prestarse o asegurarse, debe tener un dossier. Este dossier es la defensa legal y económica ante:
- Daños o roturas durante el transporte/montaje.
- Disputas de autenticidad.
- Discrepancias de inventario (faltan accesorios al devolverla).
- Reclamaciones al seguro (que exigirá pruebas de preexistencia y valor).
12.2.2 Niveles de documentación
Para no burocratizar en exceso, se definen tres niveles:
- Nivel 1 (Colección privada): ficha básica + fotos generales.
- Nivel 2 (Publicación/Exhibición local): ficha completa + fotos estándar + evidencia de propiedad.
- Nivel 3 (Préstamo a terceros/Seguro): ficha completa + Condition Report (entrada/salida) + contrato de cesión + valor declarado + póliza de seguro específica.
12.3 Documentación de piezas (Dossier ASESCODB)
Se recomienda unificar un “Dossier de pieza” con estructura fija para que cualquier comisario pueda revisar el activo en segundos.
12.3.1 Ficha de pieza (Campos obligatorios)
Identificación
- ID interno ASESCODB (Ej.:
ASE-FIG-00123) - Franquicia / Personaje / Versión
- Línea / Fabricante (Ej.: S.H.Figuarts / Ichiban Kuji)
- Variante exacta (evento, regional, reissue)
- Año de lanzamiento / adquisición
Integridad y estado
- ¿Caja original? Sí/No
- ¿Shipper box? Sí/No
- Accesorios: lista de chequeo (Completo/Incompleto)
- Calificación (0–10): Figura / Caja / Accesorios
- Notas técnicas: paint rub, holguras, deformación, etc.
Procedencia y economía
- Canal de origen y vendedor
- Evidencias (factura, email, fotos)
- Valor declarado: cifra para el seguro (basada en mercado real, no sentimental)
12.3.2 Evidencias imprescindibles
- Captura de factura o confirmación de compra.
- Fotos de los sellos de licencia (Toei Sticker) y códigos de lote.
- Fotos del conjunto completo (figura + todos los accesorios desplegados).
Clave operativa: el perito del seguro no quiere opiniones, quiere pruebas documentales.
12.3.3 Estándar fotográfico para préstamos
- Caja: 6 caras + primer plano de daños existentes (esquinas).
- Figura: 4 ángulos (frontal, trasera, perfiles). Primer plano de rostro y zonas frágiles.
- Accesorios: foto de conjunto (“familia”) para inventario rápido.
12.3.4 Informe de estado (Condition Report)
Cuando una pieza entra en el “circuito de exposición”, se debe rellenar un Condition Report (checklist de daños previos) a la salida del domicilio y a la llegada a la sala. Es el estándar museístico para delimitar responsabilidades en caso de desperfectos durante el transporte.
12.4 Exposiciones: Protocolo de sala
12.4.1 Paquete mínimo de exposición
ASESCODB debe preparar siempre:
- Inventario de sala (listado de IDs).
- Plano de zonificación.
- Fichas técnicas visibles (o QR).
- Normas de sala (prohibido tocar, flash, comida/bebida).
- Plan de seguridad y contingencia.
12.4.2 Montaje y vitrinaje
- Vitrinas cerradas: obligatorio para piezas Nivel 3 (alto valor o pequeñas).
- Estabilidad: evitar peanas inestables o equilibrios precarios (recomendado: “Museum Putty” o cera de museo para fijar bases cuando proceda).
- Distancia: si no hay vitrina (piezas grandes), establecer perímetro físico (catenarias o cinta).
12.4.3 Condiciones ambientales
- Luz: evitar luz solar directa y focos halógenos que emitan calor. Usar LED frío.
- Clima: mantener temperatura y humedad estables.
12.4.4 Transporte interno
- Embalaje de “doble caja” para piezas críticas.
- Separación con espuma/burbuja.
- Prohibición absoluta de dejar piezas en vehículos estacionados al sol.
- Firma de checklist en carga y descarga.
12.5 Préstamo y seguro (Procedimiento ASESCODB)
Este es el núcleo legal. Si ASESCODB gestiona piezas de terceros, debe actuar como garante.
12.5.1 Principios de préstamo
- No se presta nada sin contrato + Condition Report.
- El organizador/prestatario asume la responsabilidad total (seguridad y clima).
- Toda pieza tiene un valor declarado aceptado por ambas partes antes de salir.
12.5.2 Contrato de préstamo (Cláusulas clave)
- Identificación: prestador, prestatario y piezas (con fotos).
- Periodo y ubicación: fechas exactas y lugar de exposición.
- Prohibición de sub-préstamo: la pieza no puede cederse a un tercero.
- Manipulación: solo personal autorizado por ASESCODB puede montar/tocar.
- Seguro: obligación de póliza “Clavo a Clavo”.
- Devolución: fecha y condición de retorno.
12.5.3 Seguro: La modalidad “Clavo a Clavo”
Para exposiciones, no sirve el seguro de hogar. Se requiere una póliza específica modalidad “Clavo a Clavo” (Wall-to-Wall).
Qué cubre: desde que la pieza se descuelga/embala en casa del propietario, durante el transporte, la estancia en la exposición y el retorno, hasta que vuelve a su lugar original.
Responsabilidad civil (RC): además, el organizador debe tener un seguro de RC para daños a terceros (ej.: una vitrina cae sobre un visitante).
12.5.4 Checklist de seguro (Antes de firmar)
- [ ] Póliza “Clavo a Clavo” confirmada.
- [ ] Valor declarado por pieza aceptado por la aseguradora.
- [ ] Cobertura de transporte incluida (ojo si el transporte lo hace un particular).
- [ ] Franquicia/Deducible: ¿quién paga los primeros X euros del daño? (normalmente el organizador).
- [ ] Exclusiones revisadas (humedad, vandalismo, hurto sin violencia).
12.5.5 Cadena de custodia
Documento de firmas que registra cada cambio de manos: Recogida → Transporte → Recepción en sala → Montaje → Desmontaje → Devolución. Esto elimina el clásico “yo no fui, ya estaba roto”.
12.6 Paquete de préstamo ASESCODB (Entregable)
Carpeta física o digital que acompaña a la colección:
- Contrato de préstamo firmado.
- Inventario con IDs y valor declarado.
- Condition Report de salida (con fotos de estado actual).
- Certificado de la póliza de seguro + recibo de pago.
- Plan de montaje y manipulación.