Manual del Coleccionista — Entrega 7: Catalogación e inventario

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7) Catalogación e inventario

• Plantilla • IDs internos • Valoración y seguimiento

🎯 Objetivo del capítulo

Este apartado busca que cualquier socio de ASESCODB sea capaz de:

  • Construir un sistema de catalogación profesional, preparado para crecer de 50 a 5.000 registros sin volverse inmanejable.
  • Diseñar una plantilla de inventario definitiva (figuras + papel + multimedia + miscelánea), con campos claros, consistentes y orientados a decisiones reales: conservación, exposición, compra/venta y aseguramiento.
  • Aplicar un sistema de IDs internos robusto, con categorías completas y sin improvisaciones cuando aparezcan nuevas ramas de colección (por ejemplo, videojuegos o Blu-ray).
  • Gestionar el estado con rigor: separando estado físico de la pieza (pintura/escultura) del estado coleccionista del artículo (completo, loose, incompleto).
  • Registrar la autenticidad como estado final (Verificada/Bootleg/Dudosa), y no como una probabilidad.
  • Realizar valoraciones realistas y mantener un seguimiento documentado (movimientos, cambios de estado, revalorización, etc.).

El objetivo final no es “tener inventario”, sino control: saber con precisión qué tienes, qué te falta, qué vale, cómo está, dónde está, cómo evoluciona y qué decisiones convienen a corto y largo plazo.

Este capítulo aplica a:

  • Figuras (Banpresto, Bandai Spirits, Ichiban Kuji, resinas, gashapon, prize, etc.).
  • Papel (Serie Blanca/Roja, artbooks, guías, pósters, cromos, láminas).
  • Multimedia (videojuegos, DVD/Blu-ray, VHS, CD, etc.).
  • Merchandising (pins, llaveros, textiles, sets, miniaturas, cartas…).

7.1 Por qué catalogar (y por qué hacerlo bien)

Catalogar no es “apuntar lo que tengo”. Catalogar es construir un sistema de información que te permita:

  1. Localización inmediata: saber dónde está una pieza con precisión (habitación > vitrina/estantería > balda > posición).
  2. Control de completitud real: comprobar si una pieza está completa según su embalaje original y accesorios originales, evitando suposiciones.
  3. Control de estado en dos niveles: diferenciar el estado físico de la figura del estado coleccionista del artículo.
  4. Trazabilidad y seguridad: documentar fotos, defectos y procedencia para exposición, préstamo, seguro o reventa.
  5. Decisiones inteligentes de compra: detectar duplicados, cubrir huecos por saga/línea y priorizar adquisiciones con criterio.
  6. Valoración realista y seguimiento: separar precio de compra de valor actual, y entender la liquidez de cada pieza.

Ejemplo típico (muy habitual en Dragon Ball):
Tienes “Goku SSJ” y “Goku SSJ” y crees que son “la misma”. Cuando catalogas, descubres que pertenecen a líneas distintas, representan sagas o escenas diferentes, y además una está completa y la otra es loose. En exposición pueden parecer similares; como artículo coleccionista, son completamente distintos.

7.2 La plantilla: cómo debe ser un inventario serio

7.2.1 Principios básicos de un inventario “nivel experto”

Un inventario profesional debe ser:

  • Atómico: un registro por unidad física (o un registro con control de cantidad + sub-ID si gestionas duplicados de forma avanzada).
  • Consistente: mismo formato, mismas escalas y valores permitidos en todos los registros.
  • Filtrable: capaz de responder preguntas del tipo “todas las piezas de Namek”, “todas las Ichiban Kuji loose”, “top 20 por valor actual”, etc.
  • Escalable: que puedas añadir categorías nuevas sin romper el modelo.
  • Trazable: que puedas reconstruir el historial de una pieza (compra → ubicación → daño → reparación → revaloración).

7.2.2 Estructura de plantilla recomendada (definitiva)

A) Identificación (quién es la pieza)
  • ID interno (único e inmutable)
  • Nombre normalizado de la pieza
  • Personaje(s)
  • Transformación/forma (si aplica)
  • Saga / Arco
  • Línea / Colección
  • Fabricante / Marca
  • Año de lanzamiento (si se conoce)
  • Referencia/código oficial (si existe)
  • País/Región de distribución (si aplica: JP/EU/US)
  • Variante (recolor, metallic, last one, special color, etc.)

Estándar de nombre recomendado (figuras):
Personaje – Forma – Línea – Fabricante – (vs / escena) – Variante

  • “Goku SSJ – Match Makers – Banpresto – vs Freezer (Namek) – Normal”
  • “Broly – Ichiban Kuji – Bandai Spirits – Last One – Special Color”
  • “Goku (Kid) – Match Makers – Banpresto – vs Piccolo Daimaoh – Normal”
B) Estado y completitud (cómo está y qué incluye)

Para evitar errores típicos, se recomienda separar siempre:

  • Estado pintura/escultura (estado físico de la figura)
  • Estado coleccionista (estado global del artículo: CIB/Completa/Loose/Incompleta)

Campos recomendados:

  • Estado pintura/escultura (escala definida)
  • Estado estructural (sin grietas / microgrietas / pegada / restaurada)
  • Completa (Sí / No)
  • Estado coleccionista (CIB / Completa / Loose / Incompleta)
  • Accesorios incluidos (lista concreta)
  • Base/soporte (Sí/No + tipo)
  • Caja (Sí/No)
  • Estado de caja (escala definida)
  • Protección interna original (Blíster / Cartón / Bolsa / No aplica / Desconocido)
  • Notas de embalaje (por ejemplo: “esta línea venía con cartón protector, no blíster”)

Nota: en muchas líneas prize originales la protección interna es cartón o bolsa de PE. “No tener blíster” no implica incompletitud si ese fue el embalaje original.

C) Ubicación y logística (dónde está y cómo se maneja)
  • Ubicación exacta (Habitación > Vitrina/Estantería > Balda > Posición)
  • Ubicación secundaria (por ejemplo, caja almacenada en otro contenedor)
  • Dimensiones (alto/ancho/fondo), si procede
  • Peso (especialmente resinas)
  • Condiciones especiales (pieza delicada, no manipular por X, guantes, etc.)
  • Estado de exposición (en vitrina / almacenada / rotación / en préstamo)

Ejemplo de ubicación avanzada:

  • “Salón > Vitrina 2 > Balda 3 > Centro (figura)”
  • “Trastero seco > Caja Plástico 05 > Separador B (caja)”
D) Compra, procedencia y autenticidad
  • Fecha de compra
  • Precio de compra
  • Moneda
  • Lugar de compra (tienda, web, evento, particular)
  • Vendedor (si aplica)
  • Método de pago (si te ayuda a trazar)
  • Costes extra (envío, aduana, proxy, comisiones)
  • Procedencia documentada (Sí/No + enlace o archivo)
  • Factura/justificante (Sí/No + enlace)

Autenticidad (estado final):

  • Verificada
  • Bootleg
  • Dudosa

Recomendación práctica: si una pieza queda como “Dudosa”, conviene asociar notas (qué detalle no cuadra) y marcar una acción pendiente (revisión, comparación, consulta).

E) Valoración y seguimiento
  • Valor actual (rango)
  • Fuente de valoración (comparables, ventas cerradas, referencias)
  • Fecha de última valoración
  • Tendencia (sube/estable/baja)
  • Liquidez (alta/media/baja)
  • Rareza percibida (común/escasa/rara/muy rara)
  • Notas de mercado (reedición, recolor, reprint, cambios de packaging, etc.)

Clave: el rango reduce el autoengaño y se adapta mejor a un mercado cambiante.

F) Documentación visual
  • Fotos propias (carpeta por ID)
  • Fotos de defectos (primer plano y fecha)
  • Fotos de caja, sellos y detalles (si aplica)
  • Foto del montaje de exposición (opcional, útil para rotación)

Recomendación de estructura de carpeta por ID:

  • /Colección/F0127/01_frontal.jpg
  • /Colección/F0127/02_lateral.jpg
  • /Colección/F0127/defecto_2025-12-14.jpg
  • /Colección/F0127/caja.jpg

7.3 IDs internos: el corazón del sistema

7.3.1 Qué es un ID interno

El ID interno es la “matrícula” de la pieza. Conecta registro, fotos, ubicación, historial, valoración y autenticidad. Sin un ID único, la colección pierde trazabilidad y aumenta el riesgo de confusión entre piezas similares.

7.3.2 Reglas de oro para IDs

  • Único: no se repite nunca.
  • Permanente: no cambia aunque corrijas un dato (saga, línea, variante, etc.).
  • Neutro: no depende de datos “variables”.
  • Escalable: preparado para miles de entradas.
  • Legible: prefijo + número correlativo con ceros.

Formato recomendado: Prefijo + 4 dígitos (F0001, M0001, A0001…).
Cuando crezca la colección: prefijo + 5 dígitos (F00001…).

7.3.3 Prefijos definitivos

  • F – Figuras
  • M – Manga / cómics
  • A – Artbooks / libros
  • P – Pósters / láminas
  • C – Cromos / cards
  • T – Textiles
  • V – Videojuegos / DVD / Blu-ray / Multimedia
  • R – Merchandising variado / miscelánea

7.3.4 Subcódigos y variantes

Para duplicados, recolores o reediciones sin romper el estándar:

  • F0123-A (versión normal)
  • F0123-B (recolor)
  • F0123-C (reedición)

Para separar caja u otros elementos:

  • F0450-BOX
  • F0450-DOC

7.3.5 Ejemplos de IDs

  • F0321 – “Goku SSJ – BWFC – Banpresto”
  • M0008 – “Serie Blanca – Nº 1”
  • A0003 – “The World (JP) – Artbook”
  • P0010 – “Póster ‘Bye Bye Goku’ – Planeta DeAgostini”
  • V0007 – “Dragon Ball Z Budokai Tenkaichi 3 – PS2 – PAL ESP”

7.4 Cómo nombrar piezas

7.4.1 Por qué es crítico

Si nombras mal, filtras mal. Si filtras mal, tomas decisiones mal. Un buen nombre sirve para comparar, agrupar, buscar, valorar y localizar sin ambigüedades.

7.4.2 Formatos recomendados por tipo

Figuras
Personaje – Forma – Línea – Fabricante – Escena/contra (si aplica) – Variante

Papel (manga, artbooks)
Colección – Nº/Tomo – Editorial – Año – Particularidad

Pósters
Tipo – Título/identificador – Editorial – Año – Tamaño – Particularidad

Multimedia (V)
Formato – Título – Plataforma – Región – Edición – Estado

7.5 Valoración: cómo hacerlo bien

7.5.1 Lo que NO es una valoración

  • Precio sentimental.
  • Precio de compra antiguo.
  • Precio de anuncios no vendidos.
  • Precio sin contexto de estado, completitud o mercado.

7.5.2 Qué SÍ es una valoración responsable

Una valoración buena considera:

  • Ventas cerradas comparables.
  • Estado físico (pintura/escultura).
  • Estado coleccionista (CIB/completa/loose/incompleta).
  • Disponibilidad real (frecuencia con la que aparece).
  • Tendencias por línea/personaje y efecto de reediciones/recolores.
  • Rareza y demanda.

7.5.3 Rango siempre

En lugar de un número fijo, usar rangos según comparables y estado:

  • 80–110 € (estado normal y completa)
  • 110–130 € (muy buen estado, completa y caja excelente)
  • 60–85 € (loose o con defectos)

7.5.4 Regla clave

La ausencia de caja afecta al valor y al grado coleccionista. Por eso se recomienda separar “Estado pintura/escultura” de “Estado coleccionista”, para que la valoración final sea coherente con el mercado.

7.5.5 Liquidez

Liquidez es la facilidad real de venta. Una pieza puede ser cara y tener baja liquidez, o tener valor medio y venderse rápido. Registrar la liquidez ayuda a entender qué piezas se mueven con facilidad y cuáles requieren más tiempo o comprador específico.

7.6 Seguimiento: control y evolución

7.6.1 Frecuencia recomendada

  • Hasta 100 piezas: revisión general cada 6–12 meses.
  • 100–500: revisión semestral + trimestral de “top piezas”.
  • 500+: revisión anual completa + seguimiento trimestral de top 20/50.

7.6.2 Qué registrar en cada revisión

  • Cambio de valor (rango) y fuente.
  • Cambio de tendencia.
  • Cambio de estado (amarilleo, micro-roce, caída, reparación).
  • Cambios de mercado (reedición, reprint, recolor, cambio de packaging).
  • Movimientos físicos (reubicación, exposición, préstamo).

7.6.3 Historial por pieza

Formato recomendado: fecha – evento – notas – enlace a foto (si aplica)

  • 2025-03-10 – Reubicada a vitrina 2
  • 2025-08-01 – Micro-roce detectado en pelo (foto)
  • 2025-12-14 – Valor revisado a 25–40 €

7.7 Ejemplo completo de ficha

ID interno: F0127
Nombre: Goku SSJ – Match Makers – Banpresto (vs Freezer)
Personaje: Son Goku
Forma: Super Saiyan
Saga: Namek
Línea: Match Makers
Fabricante: Banpresto (Bandai Spirits)
Variante: Normal Color
Año: (si se conoce; si no, “Desconocido”)

Estado pintura/escultura: 9,5/10 (polvo puntual en recovecos, sin roces visibles)
Estado estructural: Sin grietas / sin restauraciones
Estado coleccionista (global): Loose (sin caja)
Completa según estándar original: Sí (si incluye su base/soporte tal como venía la unidad; si no, especificar)
Accesorios: Base/soporte (Sí)
Protección interna original: Bolsa PE / Cartón (según la unidad o estándar de la línea; si se desconoce, “Desconocido”)
Caja: No
Estado de caja: N/A

Ubicación: Salón > Vitrina 2 > Balda 3 > Centro
Exposición: En vitrina (LED suave, sin sol directo)

Fecha de compra: 2024-05-18
Precio compra: 28 €
Costes extra: 0 €
Lugar de compra: Tienda (especificar si se desea)
Procedencia documentada: Sí/No
Autenticidad: Verificada

Valor actual (rango): 25–40 €
Fuente de valoración: Comparables de ventas cerradas + estado loose
Fecha de última valoración: (fecha)
Tendencia: Estable
Liquidez: Alta
Notas de mercado: Loose reduce valor coleccionista frente a CIB

Notas internas: Excelente para exposición; la ausencia de caja limita su valor y su “grado coleccionista”.
Fotos: /Colección/F0127/

7.8 Errores habituales en catalogación

  1. No indicar ubicación exacta
    “Vitrina 2” no vale. Solución: “Vitrina 2 > Balda 3 > Centro”.
  2. Mezclar estado físico con estado coleccionista
    Solución: dos campos separados, siempre.
  3. Confundir precio de compra con valor actual
    Solución: columnas separadas y valoración por rango.
  4. No registrar defectos con foto
    Solución: campo “defectos” + foto asociada al ID.
  5. IDs improvisados que se rompen
    Solución: prefijos por categoría + correlativo con ceros.
  6. No contemplar multimedia
    Solución: prefijo V desde el inicio.
  7. Registros sin autenticidad final
    Solución: Autenticidad = Verificada/Bootleg/Dudosa.
  8. Plantillas que asumen blíster como estándar
    Solución: “Protección interna original (si aplica)”.

7.9 Checklists nivel experto

7.9.1 Checklist para diseñar tu plantilla

  • [ ] ¿Tengo un ID único por pieza?
  • [ ] ¿El nombre está normalizado (no apodos)?
  • [ ] ¿Puedo filtrar por saga, línea, fabricante y personaje?
  • [ ] ¿Separé “estado físico” de “estado coleccionista”?
  • [ ] ¿Incluí “Protección interna original” (en vez de “blíster sí/no”)?
  • [ ] ¿Incluí “Autenticidad” como estado final?
  • [ ] ¿Incluí campos de ubicación exacta?
  • [ ] ¿Incluí documentación visual vinculada al ID?
  • [ ] ¿Incluí “valor actual (rango) + fecha + fuente”?
  • [ ] ¿Incluí “liquidez” y “tendencia”?
  • [ ] ¿Incluí categorías completas (incluyendo V multimedia)?

7.9.2 Checklist por pieza (antes de darla por catalogada)

  • [ ] ID interno asignado y guardado
  • [ ] Fotos mínimas: frontal, lateral, trasera, detalle de cara/impresiones
  • [ ] Defectos documentados (si los hay) con foto y fecha
  • [ ] Estado pintura/escultura asignado con criterio
  • [ ] Estado coleccionista asignado (CIB/Loose/Incompleta)
  • [ ] Accesorios listados uno por uno
  • [ ] Protección interna original registrada (o “Desconocido” si no aplica)
  • [ ] Caja registrada (sí/no) y estado (si aplica)
  • [ ] Autenticidad marcada como Verificada/Bootleg/Dudosa
  • [ ] Ubicación exacta completada
  • [ ] Compra y costes extra anotados
  • [ ] Valor actual en rango + fecha + fuente
  • [ ] Notas importantes (reedición, variante, etc.)

7.9.3 Checklist de auditoría rápida (mensual o trimestral)

  • [ ] ¿Hay piezas sin ubicación exacta?
  • [ ] ¿Hay piezas sin fotos?
  • [ ] ¿Hay piezas con autenticidad “Dudosa” sin plan de verificación?
  • [ ] ¿Hay piezas con estado coleccionista mal asignado?
  • [ ] ¿Hay piezas sin valoración revisada en más de 12 meses?
  • [ ] ¿Hay duplicados no intencionales?
  • [ ] ¿He registrado cambios de vitrina/rotación o préstamos?

Conclusión

Este capítulo define un estándar de catalogación profesional para coleccionismo de Dragon Ball. Aplicado correctamente, una colección deja de ser “un conjunto de cosas” y se convierte en un archivo controlado, documentado, localizable y defendible, útil para conservación, exposición, seguimiento de valor, reventa o aseguramiento.

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