Manual ASESCODB de Catalogación e Inventario (Dragon Ball)

Guía práctica y completa para catalogar, documentar y mantener un inventario publicable en web: figuras, manga, cartas, cromos, promocionales, resinas, material de animación, merchandising, juegos y más.

Índice

• 0) Qué resuelve este manual
• 1) Alcance y reglas del sistema (ASESCODB)
  • 1.1 Qué se considera “una pieza”
  • 1.2 Jerarquía: Colección → Ítem → Ejemplar → Componentes → Evidencia
  • 1.3 Para qué debe servir el inventario (4 usos)
• 2) Taxonomía oficial: cómo clasificar Dragon Ball sin volverte loco
  • 2.1 Tipos de objeto (categoría madre)
  • 2.2 Subcategorías (para buscar rápido)
  • 2.3 Campos “controlados” (listas cerradas)
• 3) El corazón del sistema: la ficha maestra (campos)
  • 3.1 Identidad (lo que define qué es)
  • 3.2 Variante exacta (lo que evita confusiones)
  • 3.3 Estado (separado por componentes)
  • 3.4 Procedencia y economía (defendible)
  • 3.5 Ubicación física
• 4) Sistema de IDs: el error nº1 de los coleccionistas
  • 4.1 Requisitos
  • 4.2 Formato recomendado ASESCODB (simple y escalable)
• 5) Estándar de nombres (para que todo sea buscable)
• 6) Flujo de trabajo: cómo entra una pieza al inventario (sin fallar)
• 7) Estándar de fotografía “inventario defendible”
  • 7.1 Figuras con caja
  • 7.2 Cartas/cromos
  • 7.3 Papel (pósters, láminas)
• 8) Variantes, reediciones y reempaquetados (la parte que marca nivel)
  • 8.1 Regla: “un molde no es una edición”
  • 8.2 Cómo registrarlo sin romper el inventario
• 9) Conjuntos y coleccionables por entregas (donde casi todo el mundo falla)
• 10) Auditorías: cómo saber que tu inventario es real
  • 10.1 Auditoría rápida (mensual)
  • 10.2 Auditoría completa (anual)
• 11) Exportables que conviene tener listos
• 12) Plantilla PDF (para adjuntar en la web)

0) Qué resuelve este manual

Este manual sirve para que puedas:

• Identificar cada pieza sin ambigüedad (aunque existan variantes, reediciones, recoloraciones o reempaquetados).
• Tener un inventario que “se defiende solo” ante compraventa, tasación, seguro, exposición, herencia y auditorías.
• Evitar el caos típico: “tengo 3 Gokus azules… ¿cuál era la edición World Tour?”.
• Trabajar con un método repetible y estable: entra pieza → se documenta → se archiva → se audita.

Principio rector: inventario = base de datos + evidencia.
Sin evidencia, es una lista. Con evidencia, es patrimonio documentado.

1) Alcance y reglas del sistema (ASESCODB)

1.1 Qué se considera “una pieza”

Una “pieza” es una unidad inventariable. En Dragon Ball esto se complica porque existen:

• Piezas simples: una figura suelta, un tomo, una carta, un póster.
• Piezas compuestas: figura + caja + blister + accesorios + caja de transporte (si existe).
• Conjuntos: set de una línea concreta, set de cartas, lote completo de gashapon, ajedrez por fascículos.
• Publicaciones seriadas: fascículos, colecciones por entregas.
• Piezas documentales: certificado de autenticidad, ticket de evento, tarjeta numerada… (no son “el objeto principal”, pero se inventarían como componentes o evidencias).

Regla operativa: si algo tiene valor propio o se puede perder por separado (ej.: certificado numerado), se registra como componente dentro de la ficha o como ficha secundaria enlazada.

1.2 Jerarquía: Colección → Ítem → Ejemplar → Componentes → Evidencia

Estructura recomendada:

• Ítem (registro conceptual): “qué es” (ej.: “Figura articulada de Goku UI, edición de evento”).
• Ejemplar (tu unidad): tu pieza concreta con su estado, procedencia, fotos, etc.
• Componentes: caja, blister, accesorios, base, manuales, caja de transporte, certificado.
• Evidencias: factura, email, seguimiento, fotos de sellos/licencias, capturas, etc.

Esto permite inventariar bien incluso cuando compras sin caja y luego consigues la caja meses después.

1.3 Para qué debe servir el inventario (4 usos)

1. Publicación en web (fichas coherentes y comparables).
2. Control interno (ubicación, duplicados, integridad).
3. Exposición/préstamo (informes de estado y checklist).
4. Valoración/seguro (cuando proceda, con evidencias).

2) Taxonomía oficial: cómo clasificar Dragon Ball sin volverte loco

La clave es separar tipo de objeto de línea/marca, y ambas cosas de variantes.

2.1 Tipos de objeto (categoría madre)

Usa categorías estables:

1. Figuras
2. Manga / cómic / revistas
3. Artbooks y libros
4. Cartas / cromos / coleccionables de papel
5. Merchandising (gomas, llaveros, pins, textiles, etc.)
6. Media (VHS / DVD / Blu-ray / CD)
7. Pósters y papel (láminas, shikishi, folletos)
8. Material de animación (cels, bocetos, layouts)
9. Juegos (videojuegos, juegos de mesa)
10. Promocionales (regalos, canjes, campañas)

2.2 Subcategorías (para buscar rápido)

Ejemplos útiles:

• Figuras → premio / lotería / venta minorista / gama alta / articuladas / cápsulas / resinas
• Cartas → Carddass / TCG moderno / promocionales / sets / displays
• Papel → póster oficial / póster de revista / folleto de evento / shikishi

2.3 Campos “controlados” (listas cerradas)

Esto reduce errores y duplicados.

Condición comercial (en castellano):

• Nuevo precintado
• Nuevo abierto
• Expuesto
• Sin caja

Tipo de edición / canal (en castellano):

• Venta minorista
• Venta web exclusiva
• Edición de evento
• Edición limitada
• Edición regional
• Premio (máquinas/centros recreativos)
• Lotería (premios por sorteo/boletos)

Variantes (en castellano):

• Reedición oficial
• Recoloración oficial
• Reempaquetado (misma figura, caja diferente)
• Segunda tirada / revisión
• Versión conmemorativa

Canal de adquisición (en castellano):

• Tienda España / Europa
• Tienda Japón
• Intermediario de compra (proxy)
• Plataforma de segunda mano
• Particular
• Evento

3) El corazón del sistema: la ficha maestra (campos)

El estándar “pro” no significa que siempre rellenes todo, sino que el sistema permite llegar a ese nivel.

3.1 Identidad (lo que define qué es)

• ID interno (obligatorio)
• Nombre estándar (convención consistente)
• Franquicia: Dragon Ball / DBZ / DBS / DBGT / películas / Heroes
• Personaje(s)
• Forma/estado (SSJ, Ultra Instinto, Majin, fusión, etc.)
• Línea/serie (articuladas, lotería, premio, colección X…)
• Marca/fabricante
• Año de lanzamiento (si se conoce)
• Región/distribución (Japón / global / España / EEUU)

3.2 Variante exacta (lo que evita confusiones)

• Tipo de edición: evento / web exclusiva / regional / conmemorativa…
• Diferenciadores (marca los que apliquen):
  • Embalaje (arte, sello/licencia, etiquetas, caja de transporte, sobrecubierta/obi)
  • Accesorios exclusivos
  • Acabado (metalizado, perlado, sombreado especial, etc.)
  • Códigos/lotes (si existen)
• Nota de comparación (1 frase): “mismo molde que X, pero recoloración Y y caja Z”.

3.3 Estado (separado por componentes)

• Estado del ítem: 0–10
• Estado de la caja/embalaje: 0–10
• Estado de accesorios: 0–10
• Defectos: roces de pintura, amarilleo, holguras, blanqueo, roturas
• Señales: sellos/licencias, hologramas, precintos (si aplica)
• Observación crítica: “defecto visible al frente: sí/no”

3.4 Procedencia y economía (defendible)

• Canal de compra (tienda, particular, intermediario de compra, etc.)
• Vendedor/tienda
• Fecha de compra (si se conoce)
• Precio de compra
• Coste total (precio + envío + aduanas + comisiones)
• Evidencias vinculadas: factura, email, seguimiento, certificado

3.5 Ubicación física

• Zona (sala / trastero / vitrina)
• Mueble (estantería A, vitrina 2)
• Nivel (balda 3)
• Posición (izquierda/centro/derecha o coordenada)
• Caja de almacenaje (si aplica)

4) Sistema de IDs: el error nº1 de los coleccionistas

Sin un buen ID, el inventario se rompe.

4.1 Requisitos

• Único
• Corto
• No depende del nombre de la pieza
• Permite crecer
• Puede ponerse en etiqueta y/o QR

4.2 Formato recomendado ASESCODB (simple y escalable)

ASE-TIPO-000000
Ejemplos:
– ASE-FIG-000231 (figura)
– ASE-MNG-000087 (manga)
– ASE-CRD-000044 (carta)
– ASE-CRO-000312 (cromo)
– ASE-PRO-000019 (promocional)
– ASE-CEL-000006 (material de animación)
– ASE-SET-000045 (conjunto)

Si alguien ya usa prefijos propios, puede mantenerlos, pero no debe mezclar criterios dentro del mismo inventario.

5) Estándar de nombres (para que todo sea buscable)

Formato recomendado:
[Personaje/Tema] — [tipo/línea] — [edición/canal] — [variante] — [año] (si se conoce)

Regla práctica: si dudas, prioriza línea + edición/canal antes que descripciones “bonitas”.

6) Flujo de trabajo: cómo entra una pieza al inventario (sin fallar)

Paso 1: Entrada

• Asignas ID.
• Creas ficha mínima (nombre estándar + tipo + estado inicial).
• No valores todavía: primero identidad + evidencia.

Paso 2: Evidencia fotográfica

• Foto “tal como llegó”.
• Si viene precintado: fotos de precinto, solapas, sellos.

Paso 3: Verificación de variante

• Confirmas línea, edición/canal y versión.
• Anotas diferenciadores.
• Si hay dudas: “pendiente de verificación”.

Paso 4: Estado e integridad

• Estado separado: ítem/caja/accesorios.
• Checklist de componentes.

Paso 5: Ubicación

• Asignas ubicación física.
• (Opcional) etiqueta con ID/QR.

Paso 6: Cierre

• Adjuntas evidencias.
• Marcas ficha como “cerrada”.

7) Estándar de fotografía “inventario defendible”

7.1 Figuras con caja

Caja

• 6 caras.
• Primer plano de: licencias/sellos/precintos, códigos (si existen) y esquinas.

Ítem

• 4 ángulos mínimo.
• Primer plano de rostro y zonas críticas.

Accesorios

• Foto de “familia”.
• Foto extra del accesorio más valioso o delicado.

7.2 Cartas/cromos

• Frente y trasera por pieza clave + foto de lote ordenado.
• Macro de relieve/brillo si aplica.

7.3 Papel (pósters, láminas)

• Foto completa + detalle de esquina.
• (Si hay dudas) foto a contraluz para detectar reimpresiones/daños.

8) Variantes, reediciones y reempaquetados (la parte que marca nivel)

8.1 Regla: “un molde no es una edición”

Dos piezas con el mismo molde pueden ser diferentes por:

• pintura
• accesorios
• caja/embalaje
• región/licencia
• tirada o revisión

8.2 Cómo registrarlo sin romper el inventario

• Estrategia A (recomendada): ficha por ejemplar
  Cada unidad que posees es una ficha; la variante exacta se documenta en su campo.
• Estrategia B (doble capa): modelo + ejemplar
  Útil si tienes muchas versiones del mismo personaje y quieres normalizar comparaciones.

9) Conjuntos y coleccionables por entregas (donde casi todo el mundo falla)

Regla ASESCODB: el conjunto debe tener una ficha madre.

• ID: ASE-SET-xxxxx
• Componentes listados (tablero, figuras, archivador, fascículos, etc.)
• Checklist interno: fascículo 1..N (sí/no), piezas clave (sí/no)
• Estado separado: conjunto / componentes principales

Subfichas solo si una parte tiene valor independiente alto o se gestiona por separado.

10) Auditorías: cómo saber que tu inventario es real

10.1 Auditoría rápida (mensual)

• Recuento por vitrinas/zonas.
• Confirmar que lo expuesto coincide con fichas.

10.2 Auditoría completa (anual)

• Piezas sin evidencia.
• Piezas pendientes de verificación.
• Faltas de accesorios.
• Fotos desactualizadas.
• Revisión de conservación (luz, humedad, deformaciones).

11) Exportables que conviene tener listos

• Listado para seguro: ID + nombre + valor declarado + fotos clave
• Listado para exposición: ID + requisitos de vitrina/fragilidad + checklist
• Listado para venta (si aplica): ficha + defectos + fotos estándar + evidencia

12) Plantilla PDF

Plantilla lista para imprimir o rellenar, pensada para que el socio pueda “copiar y pegar” la información al publicar su ficha.